POLÍTICA PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS JANUS
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO JANUS LTDA. es la persona jurídica responsable del tratamiento que se le de a la información contenida en sus bases de datos: • Razón Social: JANUS LTDA.
• Dirección Principal: Cra. 106 15-25 In 31 Mz 5 Bg 4
• Teléfono: (57 + 1) 742 48 12
• Página Web: www.janus.com.co
• Email: reclamosysugerencias@janus.com.co
Tratamiento y Finalidad de los datos El tratamiento de los datos se entiende como la gestión de las medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas para garantizar una correcta recolección, almacenamiento, uso, custodia y supresión de los datos inherentes a las partes interesadas.
La información recolectada por JANUS LTDA. tiene como finalidad el desarrollo de su objeto social, la prestación del servicio y la administración de su personal 3.1 Información de Clientes Base de Datos: Clientes Finalidad: Atención al Cliente, Gestión de PQR”S
• Actividades de Operación y Registro
• Atender o formalizar cualquier tipo de trámite, producto o servicio
• Realizar encuestas • Informar sobre productos y/o servicios de la compañía
• Transferir a terceros de conformidad con las funciones reglamentarias
3.2 Información de Proveedores Base de Datos: Proveedores Finalidad: Gestión Contable, fiscal y administrativa-Gestión de Proveedores y Contratistas. • Actividades de Operación y Registro • Atender o formalizar cualquier tipo de trámite, producto o servicio • Transferir a terceros de conformidad con las funciones reglamentarias
3.3Información de Personal Base de Datos: Recursos Humanos Finalidad: Recursos Humanos-Gestión de Personal • Fines pertinentes a la relación laboral (Afiliaciones y demás obligaciones laborales). • Requerimientos Judiciales o Legales • En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle tratamiento a la información. • Contabilización o pago de nómina • Reclutamiento y selección de personal • Mantener base de datos de candidatos • Capacitación y formación • Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo • Consultas una vez finalizada la relación laboral
4. DERECHOS DEL TITULAR La Ley 1581 de 2012 establece que los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el titular se obliga a suministrar información veraz.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del responsable.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante JANUS LTDA, consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, de atención al usuario dispuestos por JANUS LTDA a nivel nacional:
• Medio Escrito (correo electrónico reclamosysugerencias@janus.com.co)
• Medio Escrito: Comunicación dirigida a JANUS LTDA. en la Dirección Cra. 106 #15-25 In 31 Mz 5 Bg 4 • Página Web www.janus.com.co.
Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos del responsable.
JANUS LTDA. suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Para efecto de responder las consultas, JANUS LTDA. cuenta con un término de Ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primero término.
Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante JANUS LTDA. el cual será tramitado teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
✓ El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a JANUS LTDA. por los medios establecidos en numeral 5 de la presente política, el encargado de la información será el responsable de dar solución a dichos reclamos, estos a su vez deberán cumplir como mínimo con la siguiente información: Nombre e identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, correo electrónico y soportes correspondientes.
✓ Sí el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los (3) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
✓ Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
✓ El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuándo no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisitos de Procedibilidad: el titular o causahabientes sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
6. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013. Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, JANUS LTDA. ha puesto en conocimiento de los titulares las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos mediante la publicación en su página web www.janus.com.co Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del aviso de privacidad en la página web, el titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión o autorización de sus datos personales, JANUS LTDA. continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en la política de protección de datos personales.
7. MODIFICACIONES JANUS LTDA se reserva el derecho de modificar estas políticas de tratamiento de la información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en la política de protección de datos personales, los cuales puedan POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Versión:001 Fecha:26/10/2018 afectar su gestión, JANUS LTDA. comunicará estos cambios en el momento de implementar nuevas directrices.
8. ACEPTACIÓN. Los titulares de datos personales dan por aceptadas las directrices de esta política en el momento de proporcionar sus datos. 9. VIGENCIA Esta política de Protección de Datos Personales se hace efectiva a partir de la fecha de publicación en el mes de Octubre de 2018.